DID YOU KNOW ?

 PERISTIWA 1 JUNI

Ada apa dengan tanggal 1 Juni, tanggal awal bulan saatnya gajian? Tentunya ada yang jauh lebih penting dari kepentingan individu. Seharusnya tanggal ini teramat penting sebagai manusia yang lahir dan bernapas di Indonesia. Inilah hari lahir dasar negara, pemersatu Sabang hingga Marauke, Hari Lahir Pancasila.

Memang, 1 Juni sempat jadi perdebatan karena penetapannya terjadi saat rezim Sohearto. Setelah reformasi 1998, muncul banyak gugatan tentang hari lahir Pancasila yang sebenarnya. Setidaknya ada tiga tanggal yang berkaitan dengan hari lahir Pancasila, yaitu tanggal 1 Juni 1945, tanggal 22 Juni 1945 dan tanggal 18 Agustus 1945.

Mengapa dipilih tanggal 1 Juni?  Tanggal 1 Juni 1945 adalah tanggal ketika kata "Pancasila" pertama kali diucapkan oleh Ir. Soekarno (saat itu belum diangkat menjadi Presiden RI) pada saat sidang BPUPKI (Badan Penyelidik Usaha-usaha Persiapan Kemerdekaan Indonesia).

Lalu mengapa diperdebatkan dengan tanggal 18 Agustus 1945? Rumusan yang kemudian dijumpai dalam rumusan final Pancasila yang dikenal oleh warga negara Indonesia juga muncul dalam Mukadimah atau Pembukaan UUD 1945 yang disahkan pada tanggal 18 Agustus 1945 sebagai konsititusi negara RI. Namun di dalam Mukadimah ini tidak terdapat kata "Pancasila".

Sementara Tanggal 22 Juni 1945 adalah saat Piagam Jakarta diumumkan. Kita tidak akan membahas lebih jauh tanggal 18 Agustus dan 22 Juni, namun dari paparan di atas dapat disimpulkan bahwa  kata "Pancasila" itu LAHIR pada tanggal 1 Juni 1945.

Apa sih yang diucapkan Bung Karno pada tanggal 1 Juni 1945? Inilah kutipan pidatonya:

"Dasar negara, yakni dasar untuk di atasnya didirikan Indonesia Merdeka, haruslah kokoh kuat sehingga tak mudah digoyahkan. Bahwa dasar negara itu hendaknya jiwa, pikiran-pikiran yang sedalam-dalamnya, hasrat yang sedalam-dalamnya untuk di atasnya didirikan gedung Indonesia Merdeka yang kekal dan abadi. Dasar negara Indonesia hendaknya mencerminkan kepribadian Indonesia dengan sifat-sifat yang mutlak keindonesiaannya dan sekalian itu dapat pula mempersatukan seluruh bangsa Indonesia yang terdiri atas berbagai suku, aliran, dan golongan penduduk. "

"Dasar negara yang saya usulkan. Lima bilangannya. Inilah Panca Dharma? Bukan! Nama Panca Dharma tidak tepat di sini. Dharma berarti kewajiban, sedang kita membicarakan dasar. Namanya bukan Panca Dharma, tetapi saya menamakan ini dengan petunjuk seorang teman kita ahli bahasa (Muhammad Yamin) namanya Pancasila. Sila artinya asas atau dasar dan di atas kelima dasar itulah kita mendirikan negara Indonesia kekal dan abadi."

Sosialisme dan Indonesia
Bila menelusuri kisah dibalik lahirnya Pancasila, bisa jadi kita akan terkejut betapa paham sosialis begitu kuat. Bagi kalangan konservatif bisa jadi akan mendebat bahwa hanya paham teokratis (pemerintahan Tuhan) paling pantas di bumi Nusantara.
 

Dalam rapat BPUPKI, Bung Karno mengakui pada saat berumur 16 tahun dan bersekolah di H.B.S. di Surabaya, ia dipengaruhi oleh seorang sosialis bernama A. Baars. Pelajaran yang ditanamkan adalah: jangan berpaham kebangsaan, tetapi berpahamlah rasa kemanusiaan seluruh dunia, jangan mempunyai rasa kebangsaan sedikitpun.

Namun, ada orang lain yang memperingatkan Bung Karno, ia adalah Dr. Sun Yat Sen ! Di dalam tulisannya “San Min Cu I” atau “The THREE people’s Principles”, ia mendapatkan pelajaran yang membongkar kosmopolitanisme yang diajarkan oleh A. Baars itu. Sjak itu tertanamlah rasa kebangsaan, oleh pengaruh“The THREE people’s Principles” itu.

"Maka oleh karena itu, jikalau seluruh bangsa Tionghoa menganggap Dr. Sun Yat Sen sebagai penganjurnya, yakinlah bahwasanya Bung Karno juga seorang Indonesia yang dengan perasaan hormat dengan sehormat-hormatnya merasa berterima kasih kepada Dr. Sun Yat Sen," ungkap Bung Karno.

Pengaruh posmopolitanisme (internasionalisme) kaya A. Baars dan San Min Cu I kaya Dr. Sun Yat Sen yang diterima bung Karno pada tahun 1917 dan 1918 saat ia duduk di bangku sekolah H.B.S. benar-benar mendalam.

Namun, perpaduan inilah yang melahirkan dasar negara paling sakti di dunia: Pancasila. Tentunya, daya pengamatan yang tajam dari seorang Ir. Soekarno terhadap kondisi serta sejarah bangsa ini jadi landasan kuat.

Dan, Pancasila mencakup semua kepribadian luhur seluruh suku di Indonesia. Bukan hanya Liberte, egalite, fraternite (kebebasan, kesetaraan, persaudaraan/persatuan) tetapi sila pertama "Ketuhanan Yang Maha Esa" merupakan bukti sisi religiositas nenek moyang.

Nah, mengapa sekarang rumusan negara yang sangat luhur ini seolah lenyap ditelan kebencian terhadap kepercayaan lain? (Sila Pertama) Keadilan yang makin hilang di gedung pengadilan? (Sila Kedua) Konflik antarkampung, antarsuku, antarsekolah? (Sila Ketiga) Saling menjatuhkan antara partai politik? (Sila Ke-empat), dan terakhir: Keadilan Sosial Bagi Seluruh Rakyat Indonesia. Masih adakah, ketika golongan kaya semakin makmur sementara orang miskin terus terpuruk?

SUMBER
www.apakabardunia.com

Read More

DIDYOU KNOW ?

KISAH CERITA ANAK KECIL MENCARI ILMU

Perjuangan anak-anak menuju sekolah banyak terjadi di daerah-daerah terpencil. Tidak hanya di Indonesia, di negeri raksasa Cina yang saat ini dikagumi dunia karena kebangkitannya sebagai nejara maju pun masih terjadi.

Di dataran Cina Selatan, di sebuah desa yang berada di puncak bukit dan hanya dihuni 100 orang, anak-anak harus bersusah-payah menuruni tangga di dinding tebing setiap berangkat sekolah.

 

 

Desa yang terletak di pegunungan terpencil di Badagong, Sangzhi ini bisa dikatakan terisolasi. Ada jalan yang lebih aman, namun harus memutar bukit dan memakan waktu 4 jam. Dengan menuruni tangga jelas menghemat waktu walaupun penuh resiko.

Penduduk desa telah meminta pejabat setempat untuk membuatkan jalan ke lembah sehingga anak-anak tidak perlu mengambil resiko menggunakan tangga untu kbersekolah, namun harapan itu mengalami kendala karena medan yang sulit akan membutuhkan biaya sangat besar.

Yu Xinxin, gadis 5 tahun ini sedang belajar sejenak
sebelum akhirnya melakukan perjalanan penuh perjuangan menuju sekolah setiap hari.

Read More

DID YOU KNOW?

 SEJARAH PENYUMBANG EMAS UNTUK TUGU MONAS

Ternyata 38 kg emas yang dipajang di puncak tugu Monumen Nasional (Monas) Jakarta, 28 kg di antaranya adalah sumbangan dari salah seorang saudagar Aceh yang pernah menjadi orang terkaya Indonesia, Teuku Markam.

Orang-orang hanya tahu bahwa emas tersebut memang benar sumbangan saudagar Aceh. Namun tak banyak yang tahu, bahwa Teuku Markam-lah saudagar yang dimaksud itu.

Itu baru segelintir sumbangan Teuku Markam untuk kepentingan negeri ini. Sumbangsih lainnya, ia pun ikut membebaskan lahan Senayan untuk dijadikan pusat olah raga terbesar Indonesia.

Tentu saja banyak bantuan-bantuan Teuku Markam lainnya yang pantas dicatat dalam memajukan perekonomian Indonesia di zaman Soekarno, hingga menempatkan Markam dalam sebuah legenda.

Di zaman Orba, karyanya yang terbilang monumental adalah pembangunan infrastruktur di Aceh dan Jawa Barat. Jalan Medan-Banda Aceh, Bireuen-Takengon, Meulaboh, Tapaktuan dan lain-lain adalah karya lain dari Teuku Markam yang didanai oleh Bank Dunia.

Mengingat peran yang begitu besar dalam percaturan bisnis dan perekonomian Indonesia, Teuku Markam pernah disebut-sebut sebagai anggota kabinet bayangan pemerintahan Soekarno. Peran Markam menjadi runtuh seiring dengan berkuasanya pemerintahan Soeharto.

Ia ditahan selama delapan tahun dengan tuduhan terlibat PKI. Harta kekayaannya diambil alih begitu saja oleh Rezim Orba. Pernah mencoba bangkit sekeluar dari penjara, tapi tidak sempat bertahan lama.

Tahun 1985 ia meninggal dunia. Aktivitas bisnisnya ditekan habis-habisan. Ahli warisnya hidup terlunta-lunta sampai ada yang menderita depresi mental. Hingga kekuasaan Orba berakhir, nama baik Teuku Markam tidak pernah direhabilitir.

Anak-anaknya mencoba bertahan hidup dengan segala daya upaya dan memanfaatkan bekas koneksi-koneksi bisnis Teuku Markam. Dan kini, ahli waris Teuku Markam tengah berjuang mengembalikan hak-hak orang tuanya.


Mengenal Lebih Dekat Sosok Teuku Markam?

Teuku Markam turunan uleebalang. Lahir tahun 1925. Ayahnya Teuku Marhaban. Kampungnya Seuneudon dan Alue Capli, Panton Labu Aceh Utara. Sejak kecil Teuku Markam sudah menjadi yatim piatu.

Ketika usia 9 tahun, Teuku Marhaban meninggal dunia. Sedangkan ibunya telah lebih dulu meninggal. Teuku Markam kemudian diasuh kakaknya Cut Nyak Putroe. Sempat mengecap pendidikan sampai kelas 4 SR (Sekolah Rakyat).

Teuku Markam

Teuku Markam tumbuh lalu menjadi pemuda dan memasuki pendidikan wajib militer di Koeta Radja (Banda Aceh sekarang) dan tamat dengan pangkat letnan satu. Teuku Markam bergabung dengan Tentara Rakyat Indonesia (TRI) dan ikut pertempuran di Tembung, Sumatera Utara bersama-sama dengan Jendral Bejo, Kaharuddin Nasution, Bustanil Arifin dan lain-lain.

Selama bertugas di Sumatera Utara, Teuku Markam aktif di berbagai lapangan pertempuran. Bahkan ia ikut mendamaikan clash antara pasukan Simbolon dengan pasukan Manaf Lubis.

Sebagai prajurit penghubung, Teuku Markam lalu diutus oleh Panglima Jenderal Bejo ke Jakarta untuk bertemu pimpinan pemerintah. Oleh pimpinan, Teuku Markam diutus lagi ke Bandung untuk menjadi ajudan Jenderal Gatot Soebroto. Tugas itu diemban Markam sampai Gatot Soebroto meninggal dunia.

Adalah Gatot Soebroto pula yang mempercayakan Teuku Markam untuk bertemu dengan Presiden Soekarno. Waktu itu, Bung Karno memang menginginkan adanya pengusaha pribumi yang betul-betul mampu menangani masalah perekonomian Indonesia.

Tahun 1957, ketika Teuku Markam berpangkat kapten (NRP 12276), ia kembali ke Aceh dan mendirikan PT Karkam. Ia sempat bentrok dengan Teuku Hamzah (Panglima Kodam Iskandar Muda) karena "disiriki" oleh orang lain.

Akibatnya Teuku Markam ditahan dan baru keluar tahun 1958. Pertentangan dengan Teuku Hamzah berhasil didamaikan oleh Sjamaun Gaharu.

Keluar dari tahanan, Teuku Markam kembali ke Jakarta dengan membawa PT Karkam. Perusahaan itu dipercaya oleh Pemerintah RI mengelola rampasan perang untuk dijadikan dana revolusi.

Selanjutnya Teuku Markam benar-benar menggeluti dunia usaha dengan sejumlah aset berupa kapal dan beberapa dok kapal di Palembang, Medan, Jakarta, Makassar, Surabaya.

Bisnis Teuku Markam semakin luas karena ia juga terjun dalam ekspor - impor dengan sejumlah negara. Antara lain mengimpor mobil Toyota Hardtop dari Jepang, besi beton, plat baja dan bahkan sempat mengimpor senjata atas persetujuan Departemen Pertahanan dan Keamanan (Dephankam) dan Presiden.

Komitmen Teuku Markam adalah mendukung perjuangan RI sepenuhnya termasuk pembebasan Irian Barat serta pemberantasan buta huruf yang waktu itu digenjot habis-habisan oleh Soekarno.

Hasil bisnis Teuku Markam konon juga ikut menjadi sumber APBN serta mengumpulkan sejumlah 28 kg emas untuk ditempatkan di puncak Monumen Nasional (Monas). Sebagaimana kita tahu bahwa proyek Monas merupakan salah satu impian Soekarno dalam meningkatkan harkat dan martabat bangsa.

Peran Teuku Markam menyukseskan Konferensi Tingkat Tinggi (KTT) Asia Afrika tidak kecil berkat bantuan sejumlah dana untuk keperluan KTT itu.

Teuku Markam termasuk salah satu konglomerat Indonesia yang dikenal dekat dengan pemerintahan Soekarno dan sejumlah pejabat lain seperti Menteri PU Ir Sutami, politisi Adam Malik, Soepardjo Rustam, Kaharuddin Nasution, Bustanil Arifin, Suhardiman, pengusaha Probosutedjo dan lain-lain.

Pada zaman Soekarno, nama Teuku Markam memang luar biasa populer. Sampai-sampai Teuku Markam pernah dikatakan sebagai kabinet bayangan Soekarno.

Sejarah kemudian berbalik. Peran dan sumbangan Teuku Markam dalam membangun perekonomian Indonesia seakan menjadi tiada artinya di mata pemerintahan Orba. Ia difitnah sebagai PKI dan dituding sebagai koruptor dan Soekarnoisme.

Tuduhan itulah yang kemudian mengantarkan Teuku Markam ke penjara pada tahun 1966. Ia dijebloskan ke dalam sel tanpa ada proses pengadilan.

Pertama-tama ia dimasukkan tahanan Budi Utomo, lalu dipindahkan ke Guntur, selanjutnya berpindah ke penjara Salemba, Jl. Percetakan Negara. Lalu dipindah lagi ke tahanan Cipinang, dan terakhir dipindahkan ke tahanan Nirbaya, tahanan untuk politisi di kawasan Pondok Gede Jakarta Timur. Tahun 1972 ia jatuh sakit dan terpaksa dirawat di RSPAD Gatot Subroto selama kurang lebih dua tahun.

Peralihan kekuasaan dari Soekarno ke Soeharto membuat hidup Teuku Markam menjadi sulit dan prihatin. Ia baru bebas tahun 1974. Ini pun, kabarnya, berkat jasa-jasa baik dari sejumlah teman setianya.

Teuku Markam dilepaskan begitu saja tanpa ada kompensasi apapun dari pemerintahan Orba. "Memang betul, saat itu Teuku Markam tidak akan menuntut hak-haknya. Tapi waktu itu ia kan tertindas dan teraniaya," kata Teuku Syauki Markam, salah seorang putra Teuku Markam.

Soeharto selaku Ketua Presidium Kabinet Ampera, pada 14 Agustus 1966 mengambil alih aset Teuku Markam berupa perkantoran, tanah dan lain-lain yang kemudian dikelola PT. PP Berdikari yang didirikan Suhardiman untuk dan atas nama pemerintahan RI.

Suhardiman, Bustanil Arifin, Amran Zamzami (dua orang terakhir ini adalah tokoh Aceh di Jakarta) termasuk teman-teman Markam. Namun tidak banyak menolong mengembalikan asset PT Karkam. Justru mereka ikut mengelola aset-aset tersebut di bawah bendera PT PP Berdikari.

Suhardiman adalah orang pertama yang memimpin perusahaan tersebut. Dijajaran direktur tertera Sukotriwarno, Edhy Tjahaja, dan Amran Zamzami. Selanjutnya PP Berdikari dipimpin Letjen Achmad Tirtosudiro, Drs Ahman Nurhani, dan Bustanil Arifin SH.

Pada tahun 1974, Soeharto mengeluarkan Keppres N0 31 Tahun 1974 yang isinya antara lain penegasan status harta kekayaan eks PT Karkam/PT Aslam/PT Sinar Pagi yang diambil alih pemerintahan RI tahun 1966 berstatus "pinjaman" yang nilainya Rp 411.314.924,29 sebagai penyertaan modal negara di PT. PP Berdikari. Kepres itu terbit persis pada tahun dibebaskannya Teuku Markam dari tahanan.


Proyek Bank Dunia

Sekeluar dari penjara, tahun 1974, Teuku Markam mendirikan PT. Marjaya dan menggarap proyek-prorek Bank Dunia untuk pembangunan infrastruktur di Aceh dan Jawa Barat. Tapi tidak satupun dari proyek-proyek raksasa yang dikerjakan PT Marjaya baik di Aceh maupun di Jawa Barat, mau diresmikan oleh pemerintahan Soeharto.

Proyek PT Marjaya di Aceh antara lain pembangunan Jalan Bireuen - Takengon, Aceh Barat, Aceh Selatan, Medan-Banda Aceh, PT PIM dan lain-lain.

Teuku Syauki menduga, Rezim Orba sangat takut apabila Teuku Markam kembali bangkit. Untuk itulah, kata Teuku Syauki, proyek-proyek Markam "dianggap" angin lalu.

Teuku Markam meninggal tahun 1985 akibat komplikasi berbagai penyakit di Jakarta. Sampai akhir hayatnya, pemerintah tidak pernah merehabilitasi namanya. Bahkan sampai sekarang.

SUMBER
www.apakabardunia.com

Read More

KAJIAN KEORGANISASIAN

KAJIAN KEORGANISASIAN 

 OLEH :YOCKI ASMORO.S.Pd.

Pengertian
Organisasi adalah wadah berkumpulnya sekelompok orang yang memiliki tujuan bersama, kemudian mengorganisasikan diri dengan bekerja bersama-sama dan merealisasikan tujuanya.
Organisasi adalah wadah yang memungkinkan masayarakat dapat meraih hasil yang sebelumnya belum dapat dicapai oleh individu secara sendiri-sendiri. (James L. Gibson, 1986).
Manajemen organisasi adalah strategi pengelolaan lembaga untuk mencapai tujuan
organisasi yang efektif dan efesien.
Perilaku berorganisasi meliputi 3 ranah utama komponen yaitu :

• Kognitif
• Afektif
• Psikomotor

Komponen Organisasi
Komponen penting organisasi meliputi :
•Tujuan
Merupakan sesuatu yang akan di capai dalam rentang waktu tertentu, Tujuan berdasarkan rentang dan cakupanya dapat di bagi dala beberapa karakteristik antara lain :

• Tujuan Jangka panjang
• Tujuan Jangka menengah dan
• Tujuan Jangka pendek

•Struktur
Struktur Organisasi sangat penting untuk dapat dipahami oleh semua komponen dalam rangka menciptakan system kerja yang efektif dan efesien.
•Sistem
Terbagi dalam komponen penyusun yang saling berikatan yaitu :

• Input
• Proses
• Output
• Feedback

Organisasi Profesi
Asosiasi profesi, mengingat kembali kalimat William Smith, sebenarnya tak lain dari bentuk formal pertemanan antara orang-orang seprofesi. Karena bentuknya yang formal, maka asosiasi profesi biasanya mempunyai aturan-aturan, kode etik, syarat keanggotaan, bahkan yang lebih serius lagi mempunyai dewan kehormatan atau dewan pertimbangan yang bertugas untuk menegakkan disiplin organisasi.
Apa keuntungan kita untuk bergabung dalam satu asosiasi profesi? Jelas bahwa keuntungannya besar, terutama kalau anda adalah seorang pemula. Manfaat yang paling minimal adalah bahwa anda secara formal diakui sebagai salah satu professional pada bidang tertentu. Walaupun baru masuk kuliah, tetapi anda telah bergabung dalam satu asosiasi profesi atau apapun yang lain, minimal secara formal anda akan diakui sebagai seorang jurnalis, seorang karateka, seorang pecinta alam, seorang pemain basket dll. Apalagi kalau untuk menjadi anggota asosiasi itu anda harus memenuhi sekian syarat, termasuk di antaranya ujian kecakapan profesi. Dengan demikian baik di antara teman-teman seprofesi maupun di hadapan masyarakat luas, anda akan diakui sebagai professional bidang tersebut.
Tetapi yang tak kalah penting sebenarnya justru di luar sisi formal keanggotaan itu sendiri. Yang lebih penting adalah bahwa anda masuk dalam kelompok professional bidang tertentu, yang mempunyai kebiasaan-kebiasaannya sendiri, cara berpikirnya sendiri, cara berpakaiannya sendiri, cara hidupnya sendiri dan lain-lain. Dengan bergaul intens dengan mereka, akan sangat mudah bagi anda untuk melakukan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan tuntutan profesi anda. Ingat, profesi adalah hidup anda sendiri, dengan seluruh seginya, baik menyangkut syarat-syarat keahlian maupun syarat-syarat non keahlian yang oleh masyarakat (pasar) dianggap penting. Dengan segala maaf, profesi juga menyangkut bagaimana anda berbicara, bagaimana anda berjalan, bagaimana anda berpakaian, bagaimana anda berdandan, bahkan juga aroma parfum anda.

KONSEP DASAR MANAJEMEN

Materi / Bahan Ajar

Fungsi-fungsi manajemen
Sampai sekarang belum ada kesepakatan baik diantara para praktisi maupun para teoritisi mengenai  apa saja yang menjadi fungsi-fungsi atau tugas-tugas manajemen.  Untuk pembahasan kita, baiklah kita ambil konsep paling sederhana yang diajukan oleh George R. Terry yang meliputi 4 buah fungsi manajemen, yaitu:

1. Perencanaan (Planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Penggerakkan (Actuating)
4. Pengawasan (Controlling)

Ad.1. Perencanaan (Planning)
Secara sederhana perencanaan dapat dirumuskan sebagai penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan.  Tetapi biasanya secara lebih detail perencanaan dirumuskan sebagai penetapan atau penyusunan langkah-langkah sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut: apa yang harus dicapai, bilamana hal tersebut harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang  bertanggung jawab atas pencapaian tujuan, dan mengapa sesuatu hal harus dicapai.

Di dalam bahasa Inggris perencanaan (planning) dirumuskan sebagai tindakan yang harus dilakukan dalam menjawab 6 buah pertanyaan yang lazim dikenal sebagai 5 W + 1 H, yaitu:
a. Tindakan apa yang harus dikerjakan           (WHAT)
b. Apakah sebabnya tindakan itu dikerjakan (WHY)
c. Dimanakah tindakan itu akan dilakukan     (WHERE)
d. Bilamana tindakan itu dikerjakan                (WHEN)
e. Siapa yang akan mengerjakan tindakan itu (WHO)
f. Bagaimana pelaksanaannya                           (HOW)
Dari serentetan pertanyaan tersebut di atas, dua masalah pokok adalah ‘What’ yang mempersoalkan tujuan yang hendak dicapai dan ‘How’ yaitu bagaimana metode atau cara untuk mencpai tujuan tersebut. Setelah kedua pertanyaan ini terjawab, maka barulah diteruskan dengan tindakan-tindakan yang lain.

1.1. Pedoman Perencanaan

Karena sebuah rencana dibuat untuk kemudian dilaksanakan, maka penyusunannya harus mengingat beberapa patokan atau pedoman utama, yakni:

1. Kemampuan
2. Kondisi dan situasi
3. Tanggung jawab
4. Kerjasama

1.1.1.  Kemampuan
Perencanaan  harus disesuaikan dengan kemampuan yang ada: sumber-sumber yang tersedia, kamampuan tenaga pelaksana, sumber keuangan, bahan-bahan yang dimiliki, dan sebagainya. Sebuah rencana yang dibuat tanpa mengingat kemampuan untuk mencapainya, maka mudah kandas di tengah jalan.

1.1.2.  Kondisi dan Situasi
Kondisi dan situasi masyarakat di mana sebuah usaha akan dilakukan perlu juga menjadi pertimbangan. Termasuk dalam  hal ini adalah kondisi sosial, ekonomi, budaya, dan sebagainya. Misalnya kemampuan daya beli masyarakat dan kesenangan terhadap barang yang akan diproduksi.
1.1.3.  Tanggung Jawab
Perlu pula dipertimbangkan besar kecilnya tanggung jawab yang akan dipikul oleh masing-masing petugas, baik terhadap organisasi maupun terhadap masyarakat (tanggung jawab sosial). Apakah usaha tidak akan mengganggu kenyamanan masyarakat dan lingkungan.
1.1.4.  Kerjasama
Yang juga harus dipertimbangkan adalah gambaran akan mudah tidaknya terjadi kerjasama yang baik antara orang-orang yang menduduki bagian-bagian organisasi yang akan dijalankan.
1.2. Sifat Perencanaan
Kecuali beberapa faktor yang harus menjadi pertimbangan dalam membuat perencanaan, maka sebuah rencana yang baik harus memiliki sifat-sifat:
Rasional, artinya rencana dibuat berdasarkan pemikiran dan perhitungan yang masak, sesuai dengan kemampuan yang ada.
Luwes, atau fleksibel, artinya rencana dapat mudah menyesuaikan diri dengan perubahan/perkembangan situasi dan kondisi yang mungkin terjadi.
Di samping itu rencana harus dibuat  secara terus-menerus dan berkesinambungan sesuai dengan perubahan dan perkembangan masa. Artinya pada setiap jangka waktu tertentu perlu dievaluasi dan diperbaiki.
1.3. Macam-macam Perencanaan
Suatu perencanaan dapat dilihat dari 4 sudut pandangan, yaitu:

1. Tingkatan manajemen
2. Jangka waktu
3. Daerah berlakunya
4. Materi perencanaan

1.3.1. Tingkatan Manajemen
Dari sudut tingakatan manajemen, kita mengenal:

1.3.1.1. Perencanaan Kebijaksanaan Dasar (policy Planning atau Administrative Planning), adalah perencanaan yang memuat tentang garis besar kebijaksanaan (policy) dari seluruh kegiatan organisasi.  Perencanaan kebijaksanaan dasar ini dibuat oleh pimpinan pada tingkatan top management atau manajemen puncak.
1.3.1.2. Perencanaan Program (Program Planning atau Managerial Planning), adalah perencanaan untuk menterjemahkan kebijaksanaan dasar tersebut di atas ke dalam program-program untuk dilaksanakan. Perencanaan program disusun oleh pimpinan atau manajemen menengah.
1.3.1.3. Perencanaan Operasional (Operational Planning), adalah perencanaan pada tingkat terakhir yang dibuat oleh pimpinan tingkat  rendah atau tingkat pertama untuk melaksanakan program kerja di lapangan.
1.3.2. Jangka waktu
Dari sudut masa berlakunya sebuah rencana, atau berdasarkan tahapannya, kita mengenal:
1.3.2.1. Perencanaan jangka pendek,  yang biasanya berlaku dalam satu, dua,  tiga, empat, dan lima tahun.
1.3.2.2. Perencanaan jangka panjang, yang biasanya dibuat untuk jangka waktu 10 tahun atau lebih.
1.3.2.3. Perencanaan tahunan, yang dibuat untuk satu tahun dan merupakan program pelaksanaan dari pada perencanaan jangka pendek.
1.3.3. Daerah berlakunya
Berdasarkan daerah berlakunya, kita mengenal perencanaan yang dibuat secara internasional (antar bangsa), nasional (di dalam sebuah negara), regional (antar wilayah), dan lokal (daerah). Di dalam tata pemerintahan di Indonesia, kita mengenal urutan sebagai berikut: nasional (pusat), propinsi, kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan, dan sebagainya.
1.3.4. Materi Perencanaan
Berdasarkan materi perencanaan, kita mengenal bidang-bidang seperti: perencanaan keamanan dan ketertiban, pendidikan, industri, kebudayaan, perdagangan, keuangan, tata kota, dan sebagainya. Yang juga termasuk di dalam pembuatan rencana, tetapi adakalanya dipisahkan menjadi bab tersendiri adalah masalah-masalah penyusunan budget (biaya), standar, dan program atau acara kerja.
Sehingga secara lebih luas lagi sesungguhnya perencanaan dapat dirumuskan sebagai penetapan tujuan, kebijaksanaan dasar, prosedur, budget, standar, dan program dari suatu organisasi. Adapun kegiatannya meliputi: menetapkan peraturan-peraturan dan pedoman-pedoman pelaksanaan tugas, menetapkan biaya dan pemasukan yang diharapkan serta rangkaian tindakan yang akan dilakukan di masa depan.
Ad.2. Pengorganisasian (Organizing)
1. Arti Organisasi
Organisasi berasal dari bahasa Yunani Organon atau dalam  bahasa Latin organum yang artinya alat, bagian atau anggota badan. Dari berbagai macam batasan organisasi dapat disarikan adanya dua pengertian, yaitu pertama rumusan J.D. Mooney yang menyatakan organisasi sebagai perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama, dan kedua batasan C.I. Barnard yang menyebutkan organisasi sebagai sistem dari usaha-usaha kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Dengan demikian organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam pengertian: sebagai alat dan sebagai fungsi atau organisasi sebagai manajemen. Dengan perkataan lain, berdasarkan sifatnya organisasi dapat dibedakan antara organisasi statis dan organisasi dinamis.

Organisasi statis adalah gambaran secara skematis tentang hubungan kerjasama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu usaha untuk mencapai sesuatu tujuan. Sedangkan organisasi dinamis adalah setiap kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organis, mengadakan departemenisasi, menetapkan wewenang, tugas, dan tanggung jawab dari orang-orang di dalam suatu badan/organisasi. Ringkasnya organisasi dinamis adalah kegiatan-kegiatan mengorganisir yaitu kegiatan menetapkan susunan organisasi suatu usaha.
2. Hubungan antara orang-orang di dalam suatu organisasi
Berdasarkan hubungan antara orang-orang yang terdapat di dalam suatu organisasi dikenal pula adanya organisasi formal , yaitu  sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dan dikoordinasikan secara sadar untuk mencapai tujuan tertentu; dan organisasi informal yang merupakan  kempulan hubungan antara pribadi-pribadi tanpa tujuan bersama yang disadari. Meskipun pada akhirnya hubungan-hubungan tak disadari tersebut ternyata dilakukan untuk mencapai tujuan bersama.
Dengan demikian seperti halnya administrasi, maka ada tiga unsur utama dalam organisasi, yaitu:

1. adanya sekelompok orang
2. adanya hubungan kerjasama antara orang-orang tersebut
3. adanya tujuan bersama yang ingin dicapai

3. Dasar-dasar Organisasi
Tugas pokok seorang manager antara lain adalah menyusun organisasi sedemikian rupa sehingga orang-orang dapat bekerja sama dengan efektif dalam rangka mencapai tujuan. Oleh karena itu  seringkali kita dengar ungkapan bahwa seorang manager atau pemimpin yang baik adalah seorang organisator yang baik pula.

Adapun prinsip-prinsip atau dasar-dasar organisasi tersebut adalah:

1. Tujuan yang jelas
2. Kesatuan komando
3. Pembagian kerja
4. Pelimpahan Wewenang dan Tanggung Jawab

4. Bentuk-bentuk atau Tipe-tipe Organisasi

Ada 4 macam bentuk atau tipe organisasi yang sering kita temui di dalam praktik:

1. Organisasi Lini (Garis)

Organisasi Lini adalah  bentuk organisasi di mana pimpinan  dipandang sebagai sumber wewenang tunggal. Garis komandonya kuat dan hanya satu, yaitu dari atas ke bawah. Dengan demikian segala keputusan kebijaksanaan dan tanggung jawab ada pada satu tangan. Bentuk ini biasanya dipakai untuk organisasi yang orang-orangnya sedikit sehingga tugas-tugas pekerjaan yang ada di dalamnya juga tidak terlampau kompleks.  (contoh: Struktur Organisasi Lini)

2. Organisasi Lini dan Staf

Organisasi Lini dan Staf adalah organisasi di mana pimpinan dibantu oleh sekelompok staf, yang mempunyai wewenang fungsional memberikan bantuan pemikiran/saran-saran. Sedangkan wewenang komando tetap berada di tangan pimpinan atau kelompok lini, yang melaksanakan tugas-tugas pokok dalam organisasi dan yang berhak mengambil keputusan terakhir. Bentuk ini lebih sesuai untuk organisasi yang besar dengan kegiatan yang banyak dan kompleks dan melibatkan banyak orang. (contoh: Struktur Organisasi Lini dan Staf).

3. Organisasi Fungsional

Organisasi Fungsional adalah organisasi  di mana orang-orang digolongkan menurut fungsi atau pekerjaan yang mereka lakukan. Dalam bentuk organisasi fungsional bawahan mendapat perintah dari beberapa kepala bagian yang masing-masing ahli dalam bidangnya. (contoh: Struktur Organisasi Fungsional)

4. Organisasi Panitia

Organisasi Panitia adalah bentuk organisasi yang pimpinannya bersifat kolegial atau dewan, artinya terdiri dari beberapa orang. Segala keputusan diambil dan dipertanggung jawabkan secara bersama-sama. (contoh: Struktur Organisasi Panitia).

Teknik Penguasaan Lapangan Dalam Organisasi

Dalam ilmu pengkondisian lapangan ini, kita akan mempelajari dan melatih mengenai bagaimana teknik mengendalikan massa di lapangan sehingga massa bereaksi sesuai dengan apa yang kita inginkan dan agar informasi yang hendak kita sampaikan dapat diterima massa secara optimal.

Mengendalikan massa berbeda jauh tingkat kesulitannya dibandingkan jika mengendalikan kelompok orang yang berjumlah kecil. Tetapi bagi seorang tenaga professional lapangan, mengendalikan massa adalah hal yang mudah jika kita menguasai ilmunya.

Aplikasi ilmu ini dapat kita terapkan pada :

• Kegiatan pengorganisasian kerja massal (kerja bakti, persiapan kegiatan dalam waktu singkat, dll)
• Kegiatan yang bersifat kolosal (Tadzabur alam, rihlah, tabligh akbar, kamping dll)
• Kegiatan kaderisasi

Persiapan fisik

Persiapan “fisik” yang kiranya perlu dipersiapkan :

• Penampilan fisik dan kharisma (pancaran jiwa) terutama sewaktu penampilan pertama, karena dapat menimbulkan kesan pertama
• “Dekorasi” seperti spanduk, poster, dll. Kesemuanya bertujuan untuk membangkitkan minat massa untuk memperhatikan dan sebagai alat bantu penyampaian informasi
• Ada kalanya dekorasi juga diwujudkan dalam hal yang kreatif seperti boneka, drama, dll.
• Alat komunikasi yang memadai (megaphone, sound system, dll)

Pengumpulan Massa dan Teknik Pengkondisian Awal

Tugas pertama orang-orang lapangan adalah :

1. Mengumpulkan massa

Massa tentu belum ada di tempat yang kita inginkan dan walau ada di tempat yang kita inginkan, belum tentu mereka berada dalam satu forum dengan kita. Tugas awal kita adalah menyatukan mereka dengan kita.

Teknik yang dapat kita gunakan adalah ajakan, perintah ataupun paksaan.

Pengumpulan ini dapat dilakukan oleh :

1. • DanLap : Dia berada di sekitar pusat lokasi dan mengajak massa secara “ammah” untuk mengikuti kegiatan ini. Dia biasanya menggunakan alat komunikasi yang paling baik.
   • Wakil-wakil DanLap : Mereka bergerak mendukung tujuan DanLap. Mereka dapat menyebar ke lokasi-lokasi yang ada disekitar tempat acara (terutama lokasi yang tidak mendengar seruan DanLap ini). Tujuan penyebaran mereka untuk menginformasikan adanya acara ini. Mereka pun melakukan ajakan secara “ammah”
   • “Tim Lapangan” : Biasanya jumlahnya banyak, dan merekalah yang mengajak massa bergabung secara fardiyah. Misalnya dengan ajakan langsung, menyebarkan lef let, mengibarkan spanduk, dll.

Pengkondisian lapangan ini juga dapat dilakukan jauh-jauh waktu sebelum acara digelar, seperti jika acara digelar siang, maka pagi-paginya telah dilaksanakan publikasi.

1. Mengkondisikan massa

Massa perlu dikondisikan agar :

• Massa “panas” atau bergairah
• Massa siap menerima informasi
• Massa (lingkungan) mendukung proses penyampaian informasi

Cara pengkondisian massa : ORASI, yel-yel, lagu, penggerakan “tim lapangan”

Kepanitiaan dalam Organisasi

Pengertian panitia menurut bahasa adalah sekumpulan beberapa orang yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan.

Urutan kerja kepanitiaan suatu kegiatan/program adalah :

1. Munculnya ide/rencana kegiatan/program
2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut
3. Pengurusan perizinan pelaksanaan kegiatan
4. Persiapan kegiatan
5. Pelaksanaan kegiatan
6. Evaluasi

1. Munculnya ide/rencana/sebab kegiatan/program

(Bagi officers, ide seharusnya telah diturunkan oversight.)

Sebab munculnya ide/rencana suatu kegiatan dapat berupa :

• Karena tugas (melaksanakan Idul Adha)
• Karena adanya moment/kesempatan.

1. Bentuk telah terdefinisi tetapi waktu belum terdefinisi (Ingin melaksanakan Tabligh Akbar)
2. Waktu telah terdefinisi tetapi bentuk belum terdefinisi (Mengisi liburan panjang)

• Karena adanya tujuan yang ingin dicapai
• Karena program kerja,

Kegiatan yang dilaksanakan sebaiknya :

• bervariasi dan menarik

Orang akan bosan menghadiri/mengikuti kegiatan yang monoton dan tidak menarik

• frekuensinya relatif sering
• secara terencana mengadakan kegiatan-kegiatan yang bersifat kolosal dan partisipatif

[Agar ide-ide kegiatan dapat muncul dan dapat diwujudkan, maka markas memiliki nilai yang penting. Markas harus benar-benar menjadi tempat berkumpul sehari-hari setiap ROHANI. Hal ini karena:

1. Ide dapat segera ditindaklanjuti (disetujui, direncanakan, dll)

Proses pelahiran ide “dari markas” ini akan memegang peran penting tatkala kita telah go Public.]

2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut

Rapat awal adalah menyiapkan ide-ide pokok kegiatan

URUTAN TEKNIK RAPAT AWAL :

a. Persiapan rapat awal, intinya adalah mengusahakan agar seluruh anggota dapat hadir dalam rapat ini. Persiapannya mencakup :

• penentuan waktu dan tempat rapat.
• mengundang seluruh anggota yang terkait untuk hadir dalam rapat.

Keunggulan menggunakan surat :

• • • • mengantisipasi kelupaan orang yang diundang
  • • • beberapa orang akan merasakan pentingnya rapat itu jika diundang secara resmi dengan surat

• jika perlu dapat saja mengadakan hal menarik agar peserta rapat termotivasi untuk datang

Catatan : jangan sampai melupakan seorang pun !!
Persiapan rapat “serumit” ini perlu kita pahami saat kita memimpin jumlah pengurus yang besar (saat go public)

b. Pelaksanaan rapat, hal-hal yang dibahas dalam rapat awal adalah:

• • • Penentuan deskripsi kegiatan (mencakup bentuk, waktu dan tempat kegiatan yang belum terdefinisi)

Cara yang dapat digunakan :

• • • • dengan diskusi (usul-usul)
  • • • dengan cara Brain Storming. (Lihat tip-tip BS)

Setelah kegiatan terdeskripsi perlu dilakukan SWOT. Hasil SWOT ini akan membantu memutuskan apakah kegiatan ini baik untuk dilaksanakan atau tidak.

PERHATIKAN : Program dan sasaran dari kegiatan ini harus jelas dan terkomunikasi kepada seluruh anggota yang terkait.

• • • Penentuan kepanitiaan,

Yang pertamakali dipilih dalam kepanitiaan ini adalah ketua panitia.

Seorang ketua panitia hendaknya minimal :

• • • • Memiliki pengetahuan yang cukup akan kegiatan yang akan dilaksanakannya
  • • • Bersikap adil(atas amanat yang diterimanya) dalam memberikan tugas.

Sedangkan anggota yang memilih hendaknya :

• • • • Memilih ketua tersebut dengan serius.
  • • • Bersedia taat kepada ketua tersebut, baik dikala mudah maupun dikala sulit.

Dalam struktur kepanitiaan, yang selalu ada adalah : Ketua, sekertaris dan bendahara.

Jika hendak mengadakan wakil ketua, sekertaris I, bendahara I, dsb., hal ini terserah panitia yang juga disesuaikan dengan keadaan.

Adapun seksi-seksi yang diadakan, disesuaikan dengan keadaan juga dan jenis kegiatan yang akan dilakukan. Seksi-seksi yang diadakan dapat berupa seksi humas, dana usaha, acara, sarana prasarana, perizinan, transportasi, konsumsi, kebersihan, dekorasi, keamanan, publikasi, dokumentasi, dsb.

Yang perlu diperhatikan, hendaknya kepanitiaan ini bersifat padat karya.

Partisipasi seseorang dalam kegiatan suatu organisasi Insya Allah akan berakibat positif bagi tumbuhnya kepercayaan dan loyalitas orang tersebut akan organisasi itu.

Sistem komando (kontrol, evaluasi dan disiplin) seksi-seksi yang ada dapat berupa :

• • • • langsung kepada ketua
  • • • melalui koordinator

Jika SDM yang ada tidak mencukupi jumlah seksi-seksi yang ada, maka seseorang dapat saja menjabat lebih dari satu jabatan di kepanitiaan.

Walaupun telah ada ketua panitia, kepemimpinan tetap bersifat kolektif. Kesalahan seorang panitia akan ditanggung oleh seluruh panitia. Jangan selalu bergantung kepada ketua.

• Pendeskripsian tugas, agar :

· Setiap orang mengerti & jelas akan tugasnya, agar :

• • • • • akan mengurangi beban ketua
  • • • • dapat bekerja mandiri
  • • • • lebih memotivasi orang untuk berkreasi (otonomi)

· Setiap tugas terdelegasikan sehingga tidak ada tugas yang tidak terkerjakan karena lupa (tidak terdeteksi semenjak awal) atau tidak ada yang merasa bertanggung jawab.

Sebagai acuan pendeskripsian tugas panitia, harus diketahui terlebih dahulu hal-hal apa saja yang harus disiapkan guna berlangsungnya acara ini.

• • • Pembuatan time schedule/daftar waktu kerja

Hal ini membantu evaluasi persiapan kegiatan. Selain itu panitia tidak perlu menunggu perintah ketua untuk bekerja karena telah mengetahui kapan saja ia harus bekerja.

Pedoman pembuatan time schedule dapat merujuk kepada hal-hal apa saja yang harus dilakukan pada tahap persiapan kegiatan.

Standar time schedule ROHANI :

Aktivitas	Waktu
	I	II	III	IV
A
B

• • Penentuan anggaran kegiatan dan cara pemenuhannya.

Biasanya setiap seksi diminta untuk membuat anggaran dana yang dibutuhkan seksi tersebut.

c. Pasca Rapat

Hasil rapat perlu disosialisasikan kepada anggota lainnya yang tidak hadir sewaktu rapat. Hal ini berguna agar setiap anggota merasa ikut bertanggung jawab atas kegiatan ini.

3. Pengurusan perizinan kegiatan

Pengurusan perizinan dapat dibagi dua :

a. Perizinan dengan proposal

Akan sangat membantu dalam tahap perizinan ini jika sejak semula kita telah membina hubungan yang baik dengan pihak pemberi izin.

b. Perizinan dengan surat (dengan melampirkan proposal)

Perizinan dengan surat dilakukan jika dibutuhkan saja.

Perizinan dengan surat dilakukan misalnya untuk peminjaman ruangan atau prasarana, izin keramaian pada polwiltabes, dsb.

Kita memiliki beberapa kegiatan-kegiatan mendasar yang jika perizinannya gagal, kegiatan tersebut harus tetap dilaksanakan. Seperti dauroh dan training. Kegiatan-kegiatan ini adalah kegiatan mendasar ROHANI yang jika diizinkan kita jalankan dengan legal, jika tidak kita tetap laksanakan dengan istilah Under Ground Movement.

2. Persiapan kegiatan

Dalam tahap ini, setiap panitia melaksanakan tugasnya sesuai dengan deskripsi tugas dan time schedule yang telah disepakati sewaktu rapat awal.

Sering timbul masalah-masalah yang belum terantisipasi dalam rapat awal. Karena itu kebersamaan panitia dan evaluasi persiapan sangat penting dalam tahap ini.

Jalur komunikasi dan informasi antar sesama panitia pun cukup penting karena kemungkinan sesama panitia akan sulit bertemu karena memiliki kesibukan dalam tanggung jawabnya yang berbeda. (Mungkin sebuah buku komunikasi akan sangat bermanfaat)

Ketua harus senantiasa memonitor situasi dan mengevaluasi persiapan ini melalui sistem komando yang telah dipilihnya sewaktu rapat awal.

Evaluasi ini adalah baik evaluasi persiapan itu sendiri ataupun pemantauan ghirah panitia. Jika ghirah panitia menurun, maka ketua harus segera mengantisipasinya.

Untuk beberapa jenis kegiatan, perlu adanya technical meeting baik dengan sesama panitia ataupun dengan peserta tidak jauh sebelum pelaksanaan kegiatan untuk mematangkan pelaksaan kegiatan.

Karena dalam pelaksaan kegiatan kemungkinan besar koordinasi antar panitia agak sukar, maka technical meeting disini memainkan peranan yang penting. (Tetapi untuk kegiatan-kegiatan besar non-partisipatif, maka technical meeting adalah urusan teman-teman dari operation)

3. Pencarian Dana

Sumber-sumber dana :

Dana Usaha : (Alternatif yang pernah dikerjakan)

• Penjualan baju
• Penjualan soal-soal ujian
• Penjualan koran bekas
• Profit kegiatan

Sponsorship

• Tip-tip pembuatan proposal : ringkas, unik (orang lebih tertarik membacanya daripada proposal lain), jelas, memastikan adanya prospek bagi yang terlibat didalamnya.
• Arsip proposal apa saja
• Penjelasan ikatan kerjasama
• Komunikasi (duta pembawa proposal)

Arsip-arsip dalam proposal sponsorship :

1. Surat pengantar
2. Proposal
3. Pada lampiran terdapat ketentuan sponsorship
4. Surat tanda terima proposal
5. Surat perjanjian kerja sama

Donatusi

• Kejelasan Proposal
• Komunikasi (duta pembawa proposal)
• Ada cinderamata
• Kwitansi

Arsip-arsip dalam proposal donatusi :

1. Surat pengantar
2. Proposal
   1. Pada lampiran terdapat ketentuan donatusi
3. Kwitansi
4. Cinderamata

Dana Pribadi

4. Pelaksanaan Kegiatan

Untuk kegiatan-kegiatan tertentu, pelaksanaan menjadi tanggung jawab Operation.

5. Evaluasi

Evaluasi berguna untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan sesuatu pekerjaan sehingga dengan demikian dapat ditentukan tindakan selanjutnya bagi suatu tujuan.

• Bagi angkatan pelaksananya :

• • • Untuk mempelajari kekurangan yang terjadi
  • • agar kelak tidak mengulangi kekurangan yang serupa
  • • dan dapat mengusahakan agar kegiatan yang mendatang menjadi lebih baik

• Bagi angkatan berikutnya :

• • • Belajar dari pengalaman angkatan sebelumnya
  • • Sehingga perbaikan yang dilakukan tidak mulai lagi dari nol

Hal ini dapat terwujudkan hanya jika ada di ROHANI ini suatu sistem evaluasi kegiatan yang rapi yaitu dalam bentuk laporan kegiatan yang terarsipkan.

Hasil evaluasi hendaknya diarsipkan dalam bentuk laporan kegiatan yang sistematis.

Evaluasi disini mencakup evaluasi tahapan persiapan kegiatan dan pelaksanaan kegiatan dengan evaluasi tiap tahapan kurang lebih terdiri dari:

1. Deskripsi pelaksanaan tahapan tersebut
2. hasil-hasil dari tahapan tersebut
3. Kekurangan, kesalahan, hambatan atau masalah yang terjadi
4. Saran bagi kegiatan selanjutnnya

Administrasi, Kesekretariatan, dan keuangan

Prinsip administrasi kesekretariatan adalah :

1. Sederhana
2. Jelas
3. Fleksibel
4. Satu kesatuan / komando
5. Praktis

Fungsi dasar administrasi kesekretariatan :

1. Merumuskan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan informasi
2. Pengendalian informasi
3. Penggunaan teknologi

Beberapa Sistem Administrasi :

A. PROPOSAL

Untuk :

• bahan pertimbangan bagi yang berwenang
• pengajuan bantuan
• landasan kerja
• § barometer keberhasilan

Proposal bersinonim artinya dengan suggestion (saran, usul atau nasehat), offer (penawaran), application (permintaan, lamaran), tender (penawaran, pendaftaran), plan (rencana).

BAB-BAB STANDAR PROPOSAL PERIZINAN :

I. Pendahuluan

II. Dasar pemikiran, Dasar pelaksanaan

Dasar pemikiran berisikan point-point latar belakang berdasarkan hasil pemikiran pelaksana mengapa kegiatan ini diajukan

Dasar pelaksanaan berisikan point-point dasar hukum sebagai landasan pelaksanaan kegiatan ini

III. Maksud dan tujuan

IV. Deskripsi/rencana kegiatan

Berisikan teknis-teknis pelaksanaan kegiatan. Seperti nama kegiatan, tema, waktu, tempat, penyelenggara, peserta, materi, bentuk kegiatan, acara, dll

V. Susunan kepanitiaan

VI. Anggaran biaya (sumber pemasukan)

VII. Penutup

VIII. Format tanda tangan

Aturan format tanda tangan :

(1) yang disebelah kanan kedudukannya(jabatannya) lebih tinggi dari yang disebelah kiri

(2) yang disebelah bawah kedudukannya lebih tinggi dari yang disebelah atas

(3) Cap disebelah kanan atas (bukan ditengah atau dikiri)

IX. Lampiran

PROPOSAL ANALISA USULAN KEGIATAN (Versi ROHANI-554)

• I. Pendahuluan
• II. Dasar pemikiran [kondisi objektif, kondisi ideal]
• III. Tujuan
• IV. Sasaran
• V. Target segmen objek
• VI. Deskripsi pelaksanaan (waktu, tempat, materi, bentuk acara)
• VII. Pelaksana
• VIII. Kriteria keberhasilan
• IX. Anggaran dana
• X. Alternatif sumber dana

B. SURAT MENYURAT

Kegiatan penanganan surat adalah kegiatan yang dimulai dari penerimaan surat masuk maupun surat keluar, pencatatan, pemrosesan sampai dengan pengiriman dan penyimpanan arsip.

Semua surat masuk maupun surat keluar harus dicatat untuk memudahkan pengendalian/penemuan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Pengertian surat

Surat adalah sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain

Fungsi surat

Sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai :

• Wakil dari pengirim/penulis
• Bahan bukti tertulis, misalnya surat perjanjian, bukti histories, dsb
• Pedoman pengambilan tindak lanjut/keputusan
• Alat mengingat, misalnya suratyang sudah diarsip
• Alat pengukur kegiatan organisasi/instansi
• Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak)

Jenis surat :

• Memo
• Surat pengantar
• Surat keputusan
• Surat edaran
• Surat undangan
• Surat tugas
• Surat kuasa
• Surat pengumuman
• Surat pernyataan
• Surat keterangan
• Berita acara

Sifat dan derajat surat menurut sifatnya dapat dibedakan menjadi :

• Surat sangat rahasia, yaitu surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan yang tinggi dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya
• Surat rahasia, yaitu surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan yang tinggi, yang erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dna hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk
• Surat terbatas, yaitu surat yang informasinya membutuhkan pengamanan yang erat hubungannya dengan tugas khusus kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk
• Surat biasa, yaitu surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus

Salah satu ciri surat rahasia adalah bersampul/amplop rangkap

Fungsi arsip dapat digolongkan menjadi dua golongan, yaitu :

1. Arsip yang dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan ketatausahaan. Arsip ini digolongkan menjadi :

• • Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, karenanya disimpan di unit pengolahan
  • Arsip semi aktif, yaitu berkas surat yang frekuensi penggunaannya sudah menurun
  • Arsip inaktif, yaitu berkas surat yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus, disimpan di pusat penyimpanan arsip

2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan

Penyimpanan arsip dapat didasarkan pada :

• • - Masalah
  • Abjad
  • Tanggal
  • Nomor
  • Wilayah

Penulisan bagian surat :

Bagian surat terdiri atas :

1. Kepala surat, yang mencantumkan :

• • Lambang instansi
  • Nomor, lampiran dan perihal
  • Tanggal
  • Alamat tujuan surat

2. Isi surat, secara garis besar terbagi menjadi tiga bagian :

- Pendahuluan

Pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat, ditulis dengan singkat dan jelas tentang yang akan diberitahukan, dapat berupa pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, permintaan atau balasan

- Isi pokok

Isi pokok mengemukakan hal yang perlu disampaikan, singkat, lugas dan jelas serta merupakan uraian dari inti surat

- Penutup

Kalimat penutup merupakan simpul dan kunci isi surat, dapat juga berupa harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat

3. Penutup surat, terdiri atas :

• • Nama dan jabatan penanda tangan
  • Tanda tangan
  • Cap
  • Tembusan

C. LAPORAN KEGIATAN :

Bab-bab isi laporan : (alternatif)

• kesekretariatan
• tiap bidang (Deskripsi kegiatan)
• keuangan
• evaluasi kegiatan
• Kesimpulan, saran
• lampiran

D. DOKUMENTASI :

• Adanya penomoran dokumentasi
• Adanya sistematika penyimpanan dokumentasi

E. PEMBUKUAN KEUANGAN

Jenis I :

Tanggal	Aktivitas	Debet	Kredit	Saldo

Jenis II :

Debet			Kredit
Tanggal	Aktivitas	Saldo	Tanggal	Aktivitas	Saldo

Perhatikan bahwa pembukuan harus dilengkapi dengan tanda bukti pengeluaran (bon, kuitansi, dll)

Team Building

Definisi TIM

Sekumpulan individual tidak dapat disebut team, mereka harus disatukan dengan baik oleh pemimpin mereka yang menuju pada suatu tujuan yang sama

TIM adalah :

• Sekelompok kecil orang-orang dengan
• keahlian yang saling melengkapi, dimana mereka berkomitmen untuk
• mencapai tujuan bersama dengan
• standar kualitas kerja yang telah disepakati bersama dan
• tiap anggota TIM mempunyai peran dan tugas yang jelas
• dan bertanggungjawab bersama untuk tindakan setiap anggotanya
• Mereka juga sangat memperdulikan perkembangan pribadi anggota lain

Mengapa TIM ?

• TIM itu lebih dari sekedar sekelompok orang yang bekerja bersama !
• TIM mempunyai potensi menyelesaikan masalah jauh lebih banyak daripada jumlah anggota secara perorangan
• Ketika sejumlah orang sudah menjadi TIM yang solid, kekuatan TIM bukan sekedar penjumlahan dari kekuatan anggota-anggotanya. Kekuatan TIM yang padu jauh lebih besar lagi. (Mungkin perkalian atau bahkan perpangkatannya)
• Keunggulan TIM :

• • Lebih banyak gagasan muncul, sehingga kemampuan inovasi meningkat
  • Tekanan kerja berkurang karena masalah selalu dibahas bersama
  • Masalah besar yang melibatkan banyak bidang keahlian lebih baik dipecahkan dengan pendekatan TIM
  • Tim mempunyai potensi menyelesaikan tugas yang lebih sulit, lebih banyak dengan lebih baik dibandingkan seorang individu
  • Ketika sejumlah orang sudah menjadi tim yang solid, kekuatan tim bukan sekedar penjumlahan dari kekuatan anggota-anggotanya. tim yang padu jauh lebih besar lagi (mungkin perkalian atau perpangkatan)

TIM, Kelompok dan individu

Ada beberapa perbedaan nyata antara bekerja dalam TIM dengan bekerja sendiri atau bekerja bersama dalam kelompok sekalipun.

Point kesuksesan TIM :

• TIM memiliki kemampuan yang lebih baik dari kemampuan perorangan dalam hal kemampuan dan proses managementnya

Karena :

• • TIM menyatukan kemampuan dan pengalaman anggotanya yang saling melengkapi
  • Setiap anggota TIM yang saling bertanggungjawab terhadap kesuksesan TIM menghasilkan kemampuan bekerja TIM yang lebih baik

• TIM lebih fleksibel dan lebih tanggap terhadap perubahan keadaan

Karena :

TIM dengan sasaran kerja yang jelas, dapat melahirkan gagasan-gagasan yang lebih banyak untuk menghadapi masalah-masalah yang muncul

• TIM dapat membangun kepercayaan diri setiap anggotanya terhadap kemampuannya masing-masing

Karena :

Kepercayaan diri mereka akan lebih baik sewaktu mereka menghadapi masalah secara bersama-sama dalam satu TIM

• TIM lebih menyenangkan

Karena :

• • TIM memiliki rasa kekeluargaan dan kebersamaan
  • Setiap anggota TIM menikmati bagaimana dirinya menjadi “sesuatu yang lebih besar dari dirinya sendiri”.
  • Adanya humor mendorong kerja TIM yang lebih baik

Ciri khas dari sebuah TIM

• · hubungan antar anggota yang sangat erat dan terbuka
• · rasa identitas yang kuat
• · semangat dan energi yang besar
• · setiap anggota memberikan sumbangan dan perannya masing-masing yang khas

Langkah-langkah pembinaan TIM

• Menentukan misi/tujuan yang jelas
• Memulai dengan tugas-tugas yang sederhana
• Memastikan adanya kesepakatan dan komitmen dari seluruh anggota
• Menyusun program realistis
• Membahas masalah secara luas dan jujur
• Mendorong suasana yang jujur dan terbuka
• Tidak menggunakan paksaan pada anggota
• Menerima bantuan dari luar jika perlu
• Banyak mendelegasikan tugas pada anggota
• Mau belajar dari kegagalan
• Konsisten

Hal-hal yang harus diperhatikan

• semua anggota tim jelas mengenal sasaran tim dan sepakat
• kemampuan perorangan dikenali agar peran menjadi jelas
• tim mempunyai struktur yang baik
• tim mempunyai mekanisme kerja yang baik
• tim disiplin
• tim saling mendukung dan mengembangkan hubungan yang erat
• tim bersikap terbuka
• kepemimpinan yang memadai
• anggota tim mesti punya keahlian masing-masing yang khas
• semua anggota mesti loyal dan saling mendukung
• tidak ragu-ragu untuk berbeda pendapat
• kreatif

Yang harus dihindari

Kerja suatu TIM tidak akan ada artinya jika :

• · kepemimpinan TIM buruk
• · anggota tidak memiliki sikap yang diperlukan
• · suasana TIM sendiri tidak konstruktif
• · sasaran yang tidak jelas/terpahami
• · kurangnya ransangan atau motivasi tim berupa standar tinggi
• · metode kerja yang tidak efektif
• · keterbukaan tim dan informasi terbatas
• · tidak memiliki kreativitas yang tinggi
• · pribadi-pribadi yang tidak berkembang

1.h. Tipe TIM

TEAM TYPE	CHARACTERISTICS	Effecti-veness
Working Group	Members interact to share information, best practices or perspectives and to make decisions to help each individual perform within his/her own responsibility	25 %
Pseudo Team	Group members not focused on collective performance and not really trying to achieve it	0 %
Potential Team	Group trying to improve performance impact but needs more clarity on purpose, goals and common working approach	25 %
Real Team	Members committed to common purpose, goals, working approach for which they hold themselves mutually accountable	50 %
High Performance Team	Same as above, but members also deeply committed to one another’s personal growth and success	100 %

Tahapan dalam membangun TIM

Tahapan	Karakteristik
Forming	Setiap anggota mulai mengenal yang lainnya dan menetapkan dasar awal peraturan team
Storming	Konflik antar anggota team mulai ada
Norming	Anggota team akan prosedur pelaksanaan, ingin selalu bekerjasama, mengembangkan perkawanan dan komitmen untuk melaksanakan proses
Performing	Anggota team bekerja bersama untuk mencapai tujuan

1.j. Karakter dari TIM yang efektif

• Misi dan tujuan yang jelas

Penyampaian dari misi dan tujuan ini harus jelas dan dimengerti oleh setiap anggota team. Walaupn di dalam team tersebut terdapat sub sub team yang masing masing mempunyai misi dan tujuan yang berbeda. Tetapi misi dan tujuan secara keseluruhan tetap harus dimengerti oleh tiap anggota team.

• Trust

Trust dapat berarti berbagai macam untuk orang yang berbeda. Di dalam hal ini trust dapat diartikan sebagai level kenyamanan antar tiap anggota team yang dimanefestasikan dalam kemampuan tiap anggota team untuk menerima perbedaan pendapat, sikap dan nilai. Permasalahan permasalahan yang sering timbul dalam team atau konflik akan terminimalisir bila adanya nilai trust ini.

• Kohesif

Kekuatan dan keinginan dari setiap anggota team untuk mempertahankan team mereka

• Mengerti keterkaitan antar anggota untuk mencapai suatu tujuan

Memahami bahwa untuk mencapai suatu tujuan dibutuhkan peranan dari setiap anggota tidak memandang signifikan atau tidak peranan tersebut. “in a teamwork everyone contributes their share”

Tahapan untuk menuju TIM yang sukses

Ada beberapa tahapan untuk melukiskan perkembangan menuju team yang sukses

Tahap 1 : the undeveloped team

Tahapan yang paling umum. Dimana team ini telah terbentuk tetapi diantara anggota team masih banyak yang tidak saling percaya, ego yang masih tinggi diantara anggota. Keputusan di dalam team ini sepenuhnya diambil oleh manager

Tahap 2 : the experimenting team

Pada tahapan ini team mulai menghadapi permasalahan dengan lebih terbuka. Suasana diantara anggota team mulai terlihat lebih akrab

Tahap 3 : the consolidating team

Team ini mulai percaya diri dan diantara team telah tumbuh rasa saling percaya satu dengan lainnya. Pengambilan keputusan dilakukan dengan lebih demokratis.

Tahap 4 : the mature team

Ini merupakan tahapan team yang paling tinggi dimana team siap untuk bekerja dengan efektif. Ego individual telah kalah oleh kepentingan team dan dalam setiap pengambilan keputusan team seluruh anggota team dilibatkan baik secara langsung maupun tidak langsung

Memotivasi TIM

Sangat mengagumkan melihat hasil yang dapat dicapai oleh sebuah tim yang bermotivasi tinggi.

Berikut ini adalah alternatif prinsip yang dapat digunakan untuk mengubah kelompok menjadi sebuah tim :

1. Mereka seharusnya mampu dan harus sesuai untuk jabatannya

Orang seharusnya mampu, melalui pelatihan dan berbagai program pengembangan kepribadian, agar menjadi sesuai dengan peran yang harus mereka mainkan dalam tim mereka.

Tetapi jika seseorang tidak ingin dilatih atau tidak menginginkan jabatan yang telah mereka duduki, mereka tidak akan pernah sesuai dengan jabatan mereka itu.

2. Mereka harus merasakan sukses

Sebuah tim, agar mampu mencapai sukses, harus bahagia dan kebahagiaan itu dapat dikembangkan melalui kemampuan merasakan kenikmatan sukses.

“Mengetahui diri kita sendiri melangkah maju memotivasi kita.”

3. Mereka harus mempunyai sikap yang tepat

Ketika orang sedang bermain, atau ikut serta dalam sebuah kegiatan social maupun aktivitas amal, mereka nampaknya tidak sedang bekerja. Jadi, yang penting adalah sikap kita terhadap pekerjaan.

Ada sebagian orang yang mulai bekerja jam setengah delapan pagi sampai jam tujuh atau delapan malam. Walaupun tidak tiap-tiap hari dalam seminggu, tetapi secara teratur dan bila diperlukan.

Dan di dalam perusahaan lain, orang mulai bekerja jam sembilan pagi, kemudian satu menit menjelang pukul lima sore mereka akan menghambur keluar. Mereka tidak tahan lagi untuk segera meninggalkan tempat kerjanya.

Menciptakan Suasana TIM

Berikut ini sepuluh tip kunci untuk menciptakan lingkungan yang sesuai bagi tim agar dapat termotivasi secara alamiah.

1. Kondisi kerja yang positif

Maksudnya adalah bahwa perlengkapan, peralatan dan system di mana anggota tim akan bekerja haruslah secara nyata berfungsi baik.

2. Penegasan tugas

Semua tim perlu sadar akan penegasan tugas organisasi

3. Budaya prioritas

Apa yang dihargai atau diakui oleh seorang manajer ?

• Apakah orang yang dihargai adalah mereka kelihatan sibuk dan bekerja lebih lama ataukah mereka yang membuahkan hasil ?
• Apakah orang takut untuk bersikap lain karena adanya sanksi berat padahal yang sangat dibutuhkan adalah input yang kreatif ?

Orang akan selalu bertingkah laku sejalan dengan mekanisme penghargaan yang telah membentuk mereka.

4. Sasaran umum

Harus ada sebuah sasaran umum, sebuah tujuan atau bahkan sebuah alas an yang harus diperjuangkan.

Dalam menciptakan apa yang kini disebut sebagai ‘sasaran umum’ (common goal), sasaran itu harus menarik bagi semua orang dalam tim.

Tidaklah baik memberlakukan suatu sasaran pada sebuah tim yang hanya merangsang atau menarik bagi manajer, pimpinan, tetapi tidak menarik bagi atau merangsang semua orang yang terlibat.

Ini mengacu pada pentingnya menciptakan sasaran dengan suatu pengambilan keputusan melalui proses kolektif.

5. Pertahankan energi tinggi

Orang dengan sendirinya akan menjadi lebih termotivasi pada saat mereka sibuk. Sangat jarang mengalami kelelahan fisik. Tetapi bekerja keras tanpa stress hampir tidak pernah menjadi penyebab keluhan medis.

6. Ingatlah akan individu

Arti individu tetaplah penting sekalipun individu-individu itu merupakan bagian dari suatu tim.

Mereka masing-masing harus merasa bahwa perlakuan terhadap mereka adalah adil dan pantas.

Mereka masing-masing harus merasa bahwa sumbangan mereka bagi tim diakui.

Mereka masing-masing harus merasa bahwa peran mereka mendukung ke arah keberhasilan.

Mereka masing-masing harus mempunyai kesetiaan dan rasa hormat terhadap manajer dan rekan.

7. Identitas tim

Pernahkan Anda memperhatikan bagaimana orang begitu ingin mengenakan jaket atau kaus yang bertuliskan nama tim olahraga mereka ?

Inilah salah satu prinsip motivasi : keterlibatan dalam kelompok memotivasi.

Sebagai pemimpin, perhatikan setiap kemungkinan untuk menciptakan identitas tim

8. Sukses harus dinikmati bersama-sama

Anggota tim harus mampu untuk bersama-sama merasakan penghargaan atas sukses yang dicapai.

9. Tim yang positif

Bagaimana anggota tim berkomunikasi satu sama lain ? Jika negatif, satu hal yang pasti adalah bahwa tim itu akan menjadi tim yang tidak produktif. (saling kritik, saling menyalahkan, selalu mengeluh, suasana pengkhianatan)

Tugas pimpinan untuk mencegah komunikasi negatif menyebar.

Hanya diperlukan satu orang negatif untuk menjadikan selutuh anggota timnya berangsur-angsur menjadi negatif juga.

10. Kepemimpinan yang memotivasi :

i. Menetapkan target

Tetapkan target yang realistis dan laksanakan. Orang-orang akan dipenuhi dengan ilham bila mekre bekerja untuk seorang manajer yang mempunyai tujuan.

ii. Berikan teladan

Dalam jangka waktu tertentu, anggota cenderung menjadi duplikat pimpinan mereka.

Orang macam apa yang Anda inginkan sebagai anggota Anda ?

iii. Teruslah melakukan perbaikan

Jadilah seorang pemikir yang progresif. Jangan pernah biarkan mereka yang Anda pimpin untuk juga berpikir bahwa mereka sedang melakukan hal yang terbaik.

Jika kita ingin menghadapi kebenaran, kita semua bisa berbuat lebih baik lagi.

iv. Berilah diri Anda waktu untuk berpikir

Sisihkan sekitar setengah jam per hari untuk betul-betul berpikir dan Anda akan terkesan dengan hasilnya.

v. Memimpinlah tanpa memaksa

Kepemimpinan yang paling efektif adalah kepemimpinan melalui teladan dan bukan melalui perintah. Pemimpin yang termotivasi akan memimpin dan tidak perlu mendorong, akan menunjukkan tanpa perlu mengatakan.

vi. Buatlah penilaian berdasarkan hasil

Berharapkan agar selalu memperloeh penilaian berdasarkan hasil, sebab Anda sebagai pemimpin yang termotivasi akan menilai orang lain juga berdasarkan hasil

vii. Bangunlah kepercayaan diri

Kembangkan suatu kepercayaan diri yang besar akan diri Anda dan akan kemampuan Anda.

Kemampuan adalah sesuatu yang kita peroleh sebagai hasil dari suatu keinginan kuat.

viii. Harapkanlah datangnya kritik

ix. Berpikir tentang masa depan

Jika Anda dapat melakukan sesuatu yang sedikit berbeda dari apa yang Anda lakukan sehari sebelumnya, bertolak dari pandangan berbuat sedikit lebih baik, itu akan menimbulkan kepemimpinan yang mendatangkan inspirasi yang merupakan gaya yang bersifat sangat memotivasi

x. Berpikirlah bagai seorang pemenang

Ketika Anda dihadapkan pada suatu situasi, yang positif maupun negatif, cobalah membayangkan orang yang paling sukses akan bertindak apa.

Beristirahat Bersama-sama

Dengan mengajak tim Anda keluar apakah untuk keperluan pelatihan, diskusi atau bahkan bersenang-senang, Anda akan mempersatukan mereka semakin dekat.

Read More